Что нужно знать при оформлении записки-расчета при увольнении?

В последний день работы организация обязана выдать сотруднику зарплату, отпускные, выходное пособие и прочие выплаты на основании записки-расчета, составляемой при увольнении. Как правильно оформить документ и рассчитать положенные выплаты?

Для чего составляется записка-расчет?

Пример документа.

Оборотная сторона бланка.

Форма Т-61 утверждена государственными органами статистики и является универсальной. Она представляет собой 2-сторонний бланк, который позволяет выполнить завершающий этап расчета выплат. Ведомость заполняется на основе платежных и расчетных документов, в которых содержатся данные, необходимые для начисления всех видов положенных выплат:

• зарплаты;
• премии;
• компенсации и других сумм.

Организации имеют право использовать Т-61 или разрабатывать собственную форму с учетом особенностей работы.

Форма Т-61 одновременно выполняет несколько функций, т.к. она отражает:

• выплаты, положенные при увольнении;
• процесс выполнения расчета;
• персональные данные работника, решившего уволиться;
• итоговый размер выплат.

Инспектор по кадрам заполняет ведомость с лицевой стороны отдельно на каждого сотрудника на основании приказа об увольнении. Затем бухгалтерия вносит на оборотную сторону необходимые данные и производит расчет выплат.

Важно! Конкретные сроки заполнения записки не установлены, однако, необходимо помнить, что увольняющемуся нужно выплатить выходное пособие в последний рабочий день. При этом в течение 2-недельного срока отработки он вправе отозвать заявление.

Специалисту службы кадров необязательно знать наизусть образец заполнения записки-расчета при увольнении или уметь заполнять бланк вручную.

Современное программное обеспечение производит расчет самостоятельно, достаточно ввести данные в компьютер, а затем распечатать готовый документ. Бухгалтеру и специалисту отдела кадров остается проверить и подписать ведомость.

Записка-расчет используется в различных целях:

1. С ней работник имеет право обратиться в суд или инспекцию по труду, если считает, что размер выходного пособия определен неверно.
2. Наниматель, в свою очередь, может с помощью данного документа доказать свою правоту при возникновении трудового спора.
3. Расчетный лист при увольнении прикладывается к отчету по зарплате, поскольку в нем отражены основания для выплат.

Т-61 является кадровым документом и подлежит хранению в архиве либо в электронном виде в течение 75 лет.

Важно! За нарушение условий хранения на должностное лицо может быть наложен штраф до 500 р.

Процедура заполнения ведомости

Специалист отдела кадров рассчитывает и указывает в справке число невостребованных дней отпуска, за которые необходимо выплатить компенсацию. Если сотрудник отгулял больше дней, чем положено, то должен вернуть часть отпускных. Затем ведомость передается в бухгалтерию, где на основании указанных данных и сведений о зарплате рассчитывается компенсация за неиспользованный отпуск и прочие выплаты. Процесс заполнения документа имеет установленный формат, который необходимо соблюдать.

Лицевая сторона

Пример заполненного документа, первая страница.

В верхней части бланка специалист отдела кадров должен указать:

• полное наименование предприятия;
• код учреждения в соответствии со справочником ОКПО;
• номер, присвоенный документу;
• дату заполнения бланка.

Из личной карточки сотрудника в форму вносятся сведения:

• дата и номер заключенного трудового соглашения;
• ФИО;
• персональный табельный номер;
• наименование структурного подразделения;
• занимаемая должность.

Далее указываются сведения об увольнении, которые берутся из приказа:

• дата расторжения контракта;
• причина увольнения и соответствующая статья ТК;
• номер увольнительного приказа и дата его составления.

Ниже записывается число дней невостребованного отпуска или взятого авансом и период, за который выполнен расчет.

Если у лиц, ответственных за формирование бланка недостаточно опыта, следует изучить основные нормативные документы и образец заполнения записки-расчета при увольнении. За нарушение трудового кодекса могут последовать взыскания не только со стороны инспекции по труду, но и налоговых органов.

Специалист, заполнивший бланк, проверяет достоверность данных и ставит внизу дату его составления и подпись.

Оборотная сторона

Обратная сторона записки-расчета.

Бухгалтер вначале рассчитывает отпускные в разделе, состоящем из 2 таблиц. Левая таблица заполняется данными:

1. Год расчетного периода.
2. 12 месяцев, которые предшествовали дате увольнения.
3. Размер выплат, соответствующий каждому месяцу в течение расчетного срока.

В правой таблице записки-расчета при увольнении необходимо указать:

1. Количество календарных дней в расчетном периоде. Когда отработан целый месяц, принимается условное число календарных дней 29,4. Если отработан не весь месяц, расчет выполняется по формуле: (24,9количество  календарных дней в месяце )*число отработанных дней
2. Количество часов – заполняется в случае суммированного учета времени работы.
3. Сумму среднедневной зарплаты, которая вычисляется по формуле:  размер начислений (берется итог графы 3)число календарных дней (из графы 4 или 5)
4. Количество отпускных дней, взятых наперед.
5. Число невостребованных дней отпуска при увольнении.
6. Размер начислений за невостребованный отпуск. Расчет компенсации выполняется по формуле: (графа 8-графа 7)*графа 6.

Чтобы информация была верной нужно правильно рассчитать выплаты.

Особенности расчета

Заполнив графы от 1 до 9, бухгалтер приступает к последней таблице, состоящей из 4 блоков:

• «Начислено»;
• «Удержано»;
• «Задолженность»;
• «Причитается к выплате».

В графы с 10 по 19 следует внести:

1. Сумму отпускных (берется из графы 9).
2. Выходное пособие, заработок на время трудоустройства и прочие начисления.
3. Размер начисленной зарплаты.
4. Итоговый размер всех начислений (складываются графы 10, 11, 12).
5. Размер подоходного налога, который составляет 13% и удерживается со всех начислений (графа 13). Если показатель получился с копейками, его следует округлить до целого числа.
6. Прочие удержания, в том числе за отпуск.
7. Итоговый размер всех удержаний (суммируются графы 14 и 15).
8. Задолженность компании перед увольняемым (к примеру, какие-либо невыплаченные средства за предыдущие месяцы).
9. Размер задолженности сотрудника перед компанией.
10. Размер выплаты, которую получит сотрудник (необходимо из графы 13 вычесть 16).

Окончательную сумму необходимо обозначить под таблицей цифрами и дублировать прописью. Здесь же обозначаются реквизиты платежной ведомости или рассчетно-кассового документа, по которому выплачиваются деньги.

Факт! Если причиной увольнения является сокращение штатов или ликвидация предприятия, то сотруднику положено выходное пособие в размере средней зарплаты за 2 месяца. Кроме этого, деньги за использованный отпуск из него удерживаться не должны.

После проведения всех вычислений бухгалтер подписывает расчетный лист при увольнении и ставит свои ФИО.

Нужно ли работнику выдавать расчетный лист?

Статья 136 часть 1 ГК РФ.

Статья 136 часть 1 ГК РФ гласит, что при выдаче зарплаты наниматель обязан в письменном виде известить сотрудника:

• о составных частях положенного ему заработка за установленный период;
• об иных начислениях, включая денежную компенсацию, положенную в результате нарушения директором сроков выдачи зарплаты, отпускные, выходное пособие и др.;
• об итоговой сумме начислений;
• о сумме и причинах удержаний из зарплаты;
• о размере средств, подлежащих выплате.

Перечисленная информация содержится в расчетном листке, поэтому наниматель обязан его предоставить. Значения не имеет, каким способом выдается зарплата – наличными или переводится на банковскую карточку.

Унифицированной формы расчетного листка нет, поэтому организация создает ее самостоятельно. Порядок их выдачи определяется приказом руководителя.

Нюанс! По правилам законодательства, сотрудникам, которые выполняют работу на дому, по совместительству или дистанционно, наниматель обязан выдавать расчетные листы.

Обычно информация о начислениях и удержаниях печатается на бумаге, но может иметь и электронный вид. При увольнении расчетный лист выдается в последний рабочий день. За несвоевременную его выдачу или вовсе отсутствие для нанимателей предусмотрен штраф.

Вместо штрафа деятельность частных и юридических лиц может быть приостановлена на срок до 90 дней.

Сроки выдачи и ответственность нанимателя

Статья 236 ТК РФ.

Наниматели, нарушившие срок расчета при расторжении договора, несут административную, материальную и уголовную ответственность:

1. Ст. 236 ТК РФ гласит, что руководитель обязан за каждый день задержки выплатить работнику компенсацию в размере не менее 1/150 ключевой ставки Центробанка, действующей на момент просрочки.
2. По ст. 145.1 УК РФ при задержке более 3 месяцев части выплат или свыше 2 месяцев всей суммы нанимателю грозит штраф либо принудительные работы, а также запрет занимать руководящие должности.

Если работодатель отказывается выплачивать выходное пособие при увольнении, необходимо обратиться в следующие организации:

1. Трудовую инспекцию при наличии явных нарушений законодательства.
2. Суд, если спорный момент неочевиден и требуется разбирательство.
3. Прокуратуру для привлечения нанимателя к уголовной ответственности.

В ст. 140 ТК РФ сказано, что рассчитаться с сотрудником необходимо в день его увольнения. Если он отсутствовал в последний трудовой день, то деньги должны быть выданы не позднее следующего дня после обращения за расчетом.

Статья 140 ТК РФ.

При возникновении разногласий о размере причитающихся средств наниматель обязан выдать в установленный срок сумму, с которой согласны обе стороны. Спорные суммы он имеет право не выплачивать. Форма расчета при увольнении Т-61 является внутренним документом организации и предоставляется по официальному запросу.