Оптимизация бизнес-процессов: особенности работы, обучение и трудоустройство
Оптимизация бизнес-процессов — один из способов повышения эффективности предприятия. Специалист, который занимается описанием, разработкой, внедрением и совершенствованием процессов, должен эффективно взаимодействовать с сотрудниками разных отделов, понимать специфику бизнеса, разбираться в экономике, технологиях, бизнес-анализе и менеджменте.
Бизнес-процессы: что это такое и зачем они нужны?
Бизнес-процесс (БП) — это инструкция для нескольких сотрудников, которая описывает конкретные задачи и предъявляет требования к результату, готовый алгоритм или пошаговое руководство. С внедрением проектного подхода работа всех участников процесса становится более четкой и понятной. Если деятельность компании основывается на документированном процессе, появляется возможность тиражировать бизнес.
По данным исследовательской компании GEM, российский бизнес развит слабо. Численность предпринимателей в РФ в несколько раз ниже, чем в государствах-членах БИТРИКС. Активность в коммерческом секторе не превышает 5,75 %. Эксперты считает, что российские предприниматели не владеют навыками построения бизнеса и не используют прогрессивные методики, например, проектный подход и оптимизацию процессов.
Основатель проекта «Бизнес-конструктор» Кирилл Куницкий рассказывает, зачем нужны бизнес-процессы:
Что входит в аутсорсинг бизнес-процессов
Аутсорсинг БП — передача организацией непрофильных бизнес-процессов на обслуживание другой компании. Это делается с целью снижения издержек, которое достигается за счет более высокой компетенции подрядчика в переданных ему задачах. Но передача на аутсорсинг не конкретных задач, а полноценных БД — сложный в реализации процесс. Это требует серьезной подготовки, глубокого предварительного анализа при выборе подрядчика и возможной адаптации БД к передаче.
Виды БП
Разновидности бизнес-процессов выделяются в зависимости от того, к какой области работы предприятия они относятся. Выделяют такие БП:
- Основные — производство продукции или оказание услуг, продажа товаров\услуг.
- Дополнительные — процессы, которые обеспечивают дополнительную ценность, или другая деятельность предприятия, которая приносит доход.
- Вспомогательные — обеспечивающие деятельность основную и дополнительную предприятия.
Вспомогательные делятся на следующие подвиды:
- Обеспечивающие (бухгалтерия и кадровая служба, закупки сырья, аренда помещений, обслуживание оборудования).
- БП управления, включая выработку стратегии, планирование и контроль.
- БП развития (обучение сотрудников, внедрение новых технологий и подходов).
Классификация дает понимание, что является основным для предприятия (БП, который приносит прибыль), а что — вспомогательным. Вспомогательные БП можно передать на аутсорс, снизить по ним издержки собственными силами или упразднить.
Классификацию выбирают на основе целей проекта и деятельности компании
Обучение бизнес-процессам и их оптимизации
На должность специалиста по БП работодатели предпочитают брать сотрудника с высшим образованием. В вузах БП и их оптимизации не учат, но желательно экономическое или техническое образование, подготовка в области IT.
Постдипломная подготовка проводится на курсах. Обучение предназначено для младших бизнес-аналитиков, ведущих специалистов, собственников предприятий, программистов и системных аналитиков.
Коллектив авторов Гарвардской бизнес-школы предложили критерии по оценке БП
Курсы по бизнес-процессам
Существуют вводные курсы по управлению БП, на которых слушатели изучают основы процессного подхода, получают навыки описания, анализа и совершенствования БП. Есть краткие интенсивы по внедрению определенного инструмента или узкой теме, программы для продвинутых бизнес-аналитиков, в рамках которых изучается язык программирования Python и различные подходы к проведению бизнес-анализа, длительные курсы, охватывающие широкий круг тем (включая менеджмент, экономику и право. методы исследования в бизнесе).
Большинство курсов для специалистов по БП платные, но есть бесплатные вводные программы. Они подходят для получения базы, но материала, который дается в рамках бесплатных курсов по аналитике БП, недостаточно для трудоустройства.
Платные курсы есть очные и дистанционные. В последнем случае слушатели участвуют в вебинарах или получают доступ к видеоурокам. Средняя стоимость комплексных очных курсов — 50-70 тыс. руб. Обучение длится 9-12 месяцев. Онлайн-курсы стоят 20-40 тыс. руб. и длятся 4-6 месяцев.
Тренинги по управлению бизнес-процессами
Семинары и тренинги могут быть организованы руководством компании для своих сотрудников в рамках повышения квалификации или подготовки к внедрению проектного подхода. Специалист может по собственной инициативе участвовать в тренингах, которые проводятся онлайн-школами и центрами повышения квалификации. Такое обучение длится от одного дня до пары недель. На семинарах обычно рассматривается одна узкоспециализированная или несколько связанных тем.
Такой способ повышения квалификации подходит менеджерам по оптимизации БП, которые уже имеют базовые знания и работают по специальности, но стремятся научиться пользоваться новыми инструментами, изучить альтернативные подходы и получить узкие навыки.
Мария Проненко взяла интервью у коуча и бизнесмена Александра Высоцкого, в котором он рассказал об организации бизнес-процессов на предприятии:
Обучение оптимизации бизнес-процессов: пошаговое руководство
Бизнес-аналитик EPAM Ukraine Ксения Жайворонок поделилась рекомендациями о том, как стать специалистом по оптимизации БП. Она рекомендует изучать теорию в полном объеме, учить английский (чтобы претендовать на позицию Junior, нужно знать иностранный язык на уровне не ниже В1) и улучшать навыки взаимодействия с людьми.
Основные задачи специалиста по бизнес-процессам
Специалист по БП в широком понимании занимается оптимизацией деятельности компании. В обязанности такого сотрудника входит следующее:
- изучение внутренних бизнес-процессов компании;
- выявление узких мест (недостатков существующей системы);
- рекомендация рациональных вариантов решения бизнес-задач;
- описание бизнес-процессов и формулировка технических заданий.
В результате работы специалиста по оптимизации бизнес-процессов снижаются издержки и увеличивается доход компании.
Анализ основных бизнес-процессов компании
Менеджер по оптимизации БП проводит качественный и количественный анализ основных и дополнительных БП в организации. Качественный предполагает:
- оценку состояния процесса к требованиям и нормативным актам;
- анализ ресурсов (ПО, персонала и оборудования);
- определение входов\выходов;
- применение методики SWOT.
Количественный анализ — определение и измерение конкретных показателей эффективности. Ключевой показатель эффективности должен быть сформулирован для каждой цели, чтобы установить плановое и мониторить фактические результаты.
Data-driven (подход, основанный на анализе данных) становится все популярнее. По данным аналитической компании Analytics Impact Index, компании используют аналитику для принятия решений или опираются на анализ в поиске областей для максимизации прибыли.
Методика описания БП
Есть разработанные методологии и готовые схемы описания, но каждый специалист использует собственный подход. Сооснователь ecommerce-агентства Kislorod Максим Жуков рекомендует простую схему описания БП силами сотрудников компании:
- Под каждый процесс выделить рабочую группу — людей, непосредственно участвующих в процессе.
- Определить шаги БД и выделить только фундаментальные.
- Описать полный, нормальный процесс со всеми возможными вариантами развития события. Все шаги отразить последовательно.
- Процесс описывать так, как он выполняется сейчас, но учитывая, что планируется внедрить в ближайшее время.
- Детализировать крупные шаги, разбить на подпроцессы. Для каждого подпроцесса разработать и использовать чек-листы, которые нужно выполнить прежде, чем перейти к следующему шагу.
- Протестировать процесс и скорректировать при необходимости. Стабильную версию БП презентовать всему коллективу.
Работа над БП не заканчивается после описания. В ходе рабочего процесса участники могут выявить недочеты системы, продолжить обсуждение и совершенствование схемы. В случае если описанием занимается отдельный специалист, а не сами сотрудники, он должен поддерживать обратную связь с участниками БП.
Разработка бизнес-процессов
Разработка БП обычно предшествует внедрению проектного подхода или автоматизированной системы управления. Аналитик формирует ключевые БП, прорабатывает их с руководством или сотрудниками, моделирует и тестирует на практике. После этого результаты разработки можно внедрять с помощью контрольных карт, специализированного ПО, вовлечения сотрудников и других методов.
Выстраивание бизнес-процессов
Выстраивание и управление последовательностью действий в БП и самими процессами предполагает использование алгоритмов, схем. Эта часть работы специалиста по оптимизации бизнес-процессов предполагает обозначение связей между отдельными процессами и выстраивание общей структуры.
Трудоустройство и зарплата
На HeadHunter открыто более 1000 вакансий для специалистов по оптимизации процессов и бизнес-аналитике в России, более половины предложений приходится на столицу. А по данным HR-агрегатора Trud.com, больше всего сотрудников требуется в Республике Татарстан, Ростовской области и в Камчатском крае. Согласно статистике Trud.com, средняя зарплата специалиста по оптимизации БП в целом по России составляет 82 028 руб.\мес., в Москве — 99 775 руб., в Санкт-Петербурге — 77 143 руб.
Для трудоустройства потребуется не только образование, опыт и желание работать. От будущего сотрудника HR-менеджер ожидает портфолио с несколькими кейсами. Это значительно повышает шансы на успешное собеседование.
Специалистом по анализу бизнес-процессов не стать за несколько недель, для этого потребуется планомерная работа. Учиться придется постоянно, поэтому уже на старте стоит привыкать обрабатывать большие объемы информации в короткие сроки — это понадобится в работе.
