Как отправить сотруднику трудовую книжку по почте?
Как отправляется трудовая книжка подчиненному почтой? Каков порядок действий со стороны руководителя и в каких случаях необходимо направить человеку документ, чтобы избежать конфликтов?
Что говорит закон?
Статья 84.1 ТК РФ.
По статье 84.1 ТК РФ управляющий в последнюю рабочую смену подчиненного должен выдать ему вместе с компенсациями трудовую книжку. После этого человек должен расписаться в журнале движения этого документа. Однако бывает так, что уволившийся заболел или по какой-то другой причине не может явиться за расчетом. В этом случае возврат трудовой книжки возможен по почте. Но руководитель может направить ее почтой только, если работник даст письменное разрешение.
Если в день выхода приказа об увольнении подчиненный не получит трудовую по вине управляющего, то по 234-й статье ТК РФ директор должен выдать человеку компенсацию за время ее удержания.
Важно! Если руководитель не выслал уведомление о необходимости забрать трудовую и не позаботился о передаче ее уволенному, то бывший сотрудник имеет право подать в суд или в инспекцию жалобу о неправомерном увольнении.
Порядок выдачи
Получение трудовой происходит в день выхода приказа о расторжении контракта с сотрудником.
Правильный порядок действий таков:
- Человек пишет заявление об уходе.
- Выпускается распоряжение о расторжении договора.
- Увольняемый получает все компенсации и трудовую книжку.
- Специалист отдела кадров составляет расписку о выдаче.
- Работник расписывается в ней.
Расписка в получении бумаг нужна затем, чтобы обезопасить директора, если подчиненный решит подать на него иск на основании удержания документа.
Справка о выдаче должна быть написана разборчивым почерком или напечатана, иначе могут возникнуть вопросы у инспекции.
Как отправить?
Образец.
Если вышло распоряжение о расторжении контракта, а увольняемый не явился в день расчета на работу, то директор должен произвести определенные действия.
Как отправлять трудовую книжку уволенному работнику по почте:
- Составить акт о неявке подчиненного.
- На приказе поставить пометку, что невозможно было известить работника об увольнении.
- Выслать уведомление о том, чтобы подчиненный забрал книжку.
Письмо должно быть заказным. Книжку пока вкладывать в конверт не надо, так как сначала необходимо получить разрешение на пересылку.
В письме еще нужно указать следующее:
- телефон кадрового отдела;
- время работы;
- адрес отдела кадров.
При получении ответа с письменным разрешением сотрудника с его подписью можно начать высылку.
Что необходимо для отправки:
- Сделать копии книжки (на случай ее утери).
- Оформить заказное письмо.
- Сделать опись бумаг, находящихся в конверте, которую заверит служащий почты.
- Отправить письмо.
С момента получения разрешения работника руководитель должен выслать ему документ в течение трех суток.
Что делать, если человек не дал согласия на высылку?
Если подчиненному выслали уведомление о том, чтобы он пришел в кадровый отдел за расчетом, а ответа нет около двух недель и больше, то как поступить начальнику в этом случае? Тогда директор должен хранить документ до востребования (подобные бумаги могут находиться в учреждении до 75 лет).
Если человек так и не явился за документом, а руководитель сделал все для оповещения уволенного – выслал уведомление, чтобы подчиненный забрал книжку, то остается только ждать, пока работник сделает официальный запрос. В соответствии с 6-й частью статьи 84.1 ТК РФ, если директор должным образом оповестил человека о необходимости получить документ, то ответственность с руководителя снимается.
Выдача трудовой книжки при увольнении является очень важным моментом. Если в ходе инспекционной проверки обнаружится, что у руководителя хранятся бумаги бывших сотрудников, и оснований для этого нет, то на управляющего могут наложить штраф. В некоторых случаях он может достигать 50000 рублей за 1 незаконно находящийся документ.
