Образец и правильное оформление акта передачи дел главного бухгалтера при увольнении
Заполненный образец акта передачи дел, составляющийся при увольнении главного бухгалтера, поможет составить аналогичный документ и подтвердить передачу отчетности увольняющегося сотрудника его преемнику. Прежде, чем начинать процедуру освобождения главбуха от служебных обязанностей, стоит ознакомиться с ее особенностями и тонкостями.
Порядок передачи дел
Форма-образец для составления акта.
Руководству стоит продумать передачу дел еще до того момента, как ее потребуется реализовать, поскольку бухгалтерская работа не может быть остановлена. Законодательно процесс не регламентируется, поэтому его регулирует приказ по предприятию о передаче дел, который издают в произвольной форме. Распоряжение должно разделять ответственность увольняющегося и нового сотрудника. В теле документа указывают:
- основание для расчета главбуха;
- сроки, в которые необходимо проверить и передать дела;
- состав комиссии, участвующей в проверке;
- данные нового специалиста;
- подписи ответственных, печать компании.
Передаваемые бумаги обязан принять новый главный бухгалтер. Крупные предприятия добавляют в штатное расписание должность заместителя главбуха. Это удобно, поскольку сотрудник может временно заменить увольняемого или выполнять его обязанности с последующим повышением.
Перед тем, как главбух будет уволен, руководитель должен провести аудит бухгалтерской деятельности в компании:
- проверить правильность оформления финансовой отчетности;
- осуществить инвентаризацию средств;
- провести опись материальных ценностей.
Ревизия может быть реализована собственными силами или проведена при помощи сторонних аудиторов.
Важно! Если в процессе проверки выявлены серьезные нарушения в работе, специалисту может грозить административная или уголовная ответственность, а также необходимость материального возмещения в соответствии с законодательством.
Обдумывая, что должен передавать главный бухгалтер, подав заявление об увольнении, стоит обратить внимание на нижеперечисленные документы:
- кассовый, балансовый отчет;
- документы, касающиеся структурных подразделений, износа служебных автомобилей;
- банковские выписки;
- архивные справки, периодом давности до 5 лет;
- печать компании, ключи от сейфа.
По окончании ревизии, составляется акт, отражающий реальное состояние документации.
Составление приказа
Приказ об освобождении от должности.
Форму приказа, равно как акта приема, устанавливает предприятие. В приказе должны содержаться нижеперечисленные пункты:
- Регламентные, относящиеся к любым документам предприятия – название организации, наименование приказа, дата, номер, виза руководства.
- Индивидуальные – перечень имен, фамилий должностных лиц, участвующих в процессе передачи дел.
- Дополнительные – перечень этапов, сопутствующих передаче.
Бумага составляется таким образом, чтобы регламентировать все ключевые детали процесса.
Составление акта
Пример документа.
При увольнении главного бухгалтера передача дел документально подтверждается актом приема. Бланк не утвержден законодательно, поэтому бумаги составляются в свободной форме. Зачастую образец документа утверждается распоряжением по предприятию. Документ составляется с учетом основных требований, позволяющих подытожить результаты деятельности передающего, с учетом таких особенностей:
- Акт приема формируется после окончания учетного периода, ревизии состояния бухгалтерских отчетов, документооборота в компании.
- Процедура предполагает проведение инвентаризации.
- День передачи дел при увольнении главного бухгалтера, особенности оформления бумаг, перечень участников процедуры регламентируется распоряжением руководства, другими локальными актами предприятия.
Образцами для вышеуказанного акта могут служить документы, оформленные при смене предыдущего главбуха, бумаги, подписанные в других подразделениях предприятия.
В документе стоит отразить нижеперечисленные параметры:
- Общеорганизационные показатели – общее представление бухучета предприятия, координация ведения учета.
- Технические особенности учета – программные средства, используемые для ведения учета, организация сохранности информационных баз на предприятии, первичной информации.
- Специфичные нормативы, обязательные для организации.
- Особенности передачи доступов к учетной системе – электронные подписи, пароли, прочее.
- Наличие или отсутствие расхождений в учете, отчетах, с указанием причин появления, другие детали ведения учета.
Завершается оформление акта реквизитами, присущими подобным документам – подписями ответственных, датой, печатью компании.
Важно! Помимо основного документа, к акту могут быть прикреплены приложения, включающие в себя результаты ревизии, описи имущества, документов.
Если расхождения в учете обусловлены объективными уважительными причинами, к документу прикрепляются пояснительные записки ответственных лиц.
